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Conseils efficaces pour gérer les employés télétravailleurs

01 mai 2020

Benoit Auclair
Auteur
Benoit Auclair
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Gérer les travailleurs à distance avec succès signifie que les gestionnaires doivent avoir le soutien du service informatique et des ressources humaines de leur organisation afin de fournir des options de travail flexibles et des outils de communication différents du statu quo. 

À ce stade de l'épidémie du COVID-19 et avec la déclaration d'une  pandémie par l'Organisation mondiale de la santé, de nombreuses entreprises essentielles et non essentielles dans le monde ont revus leurs plans de continuité des activités et leur stratégie de gestion de criseLes directives du travail à domicile sont rapidement devenues de nouvelles normes, indéfinies et répandues. 

C'est un défi les organisations, tant au niveau de l'infrastructure technologique que des opérations quotidiennes, ainsi que pour de nombreux gestionnaires comme vous qui sont probablement poussés à apprendre de façon intensive la gestion des travailleurs à distance. 

Il est également très probable que la plupart n'aient jamais travaillé 100% à distance et encore moins géré d'autres équipes de cette façonLa gestion d'équipe à distance pendant le COVID-19 et les troubles mondiaux qui s'ensuivent peuvent sembler une tâche écrasante et intimidante. 

Pourtant, la bonne gestion d’une équipe à distance est aujourd'hui plus quessentielle et nécessitera d’avantage que de bonnes technologies. Elle demandera également le bon type de leadership. 

Voici comment les grands gestionnaires réussissent à gérer les travailleurs à distance pendant la pandémie du COVID-19. 

Installez-vous avec les bons outils pour travailler à distance 

Si vos télétravailleurs ne peuvent pas accéder aux fichiers ou les télécharger, ont du mal à entendre les appels à cause d’une mauvaise réception ou reçoivent des invitations à des réunions dans un fuseau horaire où ils ne sont pas encore réveillés, il faudra revoir vos protocoles et procédures. D'abord et avant tout, il est important de disposer d'outils fiables, puis de créer un processus pour les utiliser lorsque vous travaillez à distance. 

Si votre organisation ne dispose pas déjà de technologies, il existe des moyens peu coûteux d'obtenir des versions simples de ces outils en guise de solution temporaire. Certains d’entre elles sont même gratuites. Cependant, connectez-vous toujours au service informatique de votre organisation pour vous assurer qu'un niveau approprié de sécurité des données est en place avant d'utiliser des outils gratuits.

Ces outils doivent être utilisés lors de la gestion des cinq activités suivantes:

Gestion de projet (Office 365,ClarityPPM, ServiceNowBasecamp, Asana)
Collaboration d'équipe (équipes d'Office 365,Slack)
Stockage cloud (Google Drive,DropBox, OneDrive)
Mesure de la productivité (Asana, trelloEvernote)
Gestion du temps (toggl, Scoro, Clarazin)
Vidéoconférence (Slack, Zoom,GoToMeeting)

Lorsque vous choisissez des outils pour votre équipe qui travaille à distance, vous devez prendre en compte les éléments suivants:

Les travailleurs disposent-ils d'un réseau Internet solide etsé curisé?
Les travailleurs ont-ils besoin d'unVPN?
Les employés ont-ils le bon matériel, les logiciels et l'accès aux dossiers  partagés?
Les travailleurs ont-ils ou ont-ils besoin d’installer un système de sécurité des données?
Les employés ont-ils accès à une assistance informatique à distance s'ils en ont besoin?

Faire des suivis structurés et quotidiens 

Le succès de la gestion d'équipe à distance implique de faire des suivis quotidiens avec les membres de son équipe. Cela pourrait prendre la forme d'appels individuels ou d'un appel d'équipe. Inclure la vidéo conférence dans vos rencontres est un excellent moyen d'impliquer vos employés tout en évaluant les indices non verbaux qu'une personne peut avoir. Par exemple, des préoccupations au sujet de la situation. 

La partie importante à retenir est que les appels doivent être réguliers et prévisibles. Les travailleurs doivent se sentir à l'aise de faire part de leurs préoccupations ou problèmes tout en travaillant à distance. 

Utilisez des outils technologiques pour créer une communauté virtuelle et organiser des célébrations en ligne. 

Après une longue période de télétravail, il est tout à fait normal de se sentir moins engagé envers ses collègues et la culture de l'organisation pour laquelle on travailleLa création d'une communauté en ligne où les travailleurs à distance peuvent dialoguer avec leurs collègues est essentielle au développement d'une main-d'œuvre connectée. Des plates-formes comme Yammer de Microsoft sont d’excellents outils pour les rassemblements virtuelspour célébrer les jours spéciaux (comme les anniversaires et les vacances), les bonnes nouvelles de l'entreprise ainsi que la reconnaissance envers nos collègues. La création de ce type de communauté contribuera à développer une culture d’appartenance qui, à son tour, pourra accroître la productivité des travailleurs. 

Votre organisation organise-t-elle des assemblées publiques hebdomadaires ou mensuelles? Recréez ces moments d'engagement en les mettant en ligne via la visioconférence. Les travailleurs à distance peuvent également choisir de regarder ou de participer via la vidéo. 

Offrez plusieurs options de communication  

Vous ne pouvez pas compter uniquement sur le courrier électronique. Les travailleurs à distance doivent se sentir engagés et vous devez fournir plusieurs options de communication pour qu'ils se connectent avec vous. La vidéoconférence présente de nombreux avantages, en particulier pour les réunions d'équipe ou pour les conversations sensibles. Cependant, il y a d'autres moments où la messagerie instantanée est plus avantageuse. Des outils tels que Teams d'Office 365, Slack ou Zoom ont des fonctionnalités de messagerie instantanée qui sont parfaites pour les communications qui sont délicates et qui doivent être faites rapidement.  

Instaurer la confiance et la responsabilité 

Le succès de votre équipe à distance dépendra en grande partie de la confiance que vous accorderez à vos employés pour faire leur travail même si vous ne les voyez pas. Vous ne voulez pas faire de micro-gestion. Cependant, il est facile de s'inquiéter du manque de visibilité sur le flux de travail et les routines. 

En fait, une étude récente de Gartner rapporte que depuis la pandémie, 76% des cadres interrogés ont classé « les préoccupations concernant la productivité ou l'engagement de leurs équipes à distance » comme une préoccupation majeure. 

Pour atténuer ces craintes, vous pouvez définir des directives de travail à domicile, tels que les courriels doivent être répondus dans les 24 heures en textant de votre cellulaire ou par messagerie instantanée pour les questions urgentes. Il est également important d'établir une routine et de planifier une tâche pour chaque objectif que vous vous êtes fixé.

Les outils de collaboration tels que les calendriers partagés sont d’excellents moyens de fixer des délais où vos employés peuvent voir les projets et les objectifs et être tenus responsables de la livraison. 

Contrôlez votre volume de communications numériques 

Vous voudrez également contrôler le volume de communications numériques !  Par exemple, si vous communiquez via un vidéo chat, continuez de la même façon et évitez d’échanger sur le même sujet par courriel ou de demander d'autres mises à jour tout au long de la journée sur la messagerie instantanée. Bref, utilisez toujours la même plate-forme. 

Lorsque vous communiquez avec les travailleurs, il est important d'être honnête au sujet des attentes de productivité et de savoir si les attentes sont réalistes lors de vos rencontres. Si quelque chose ne fonctionne pas, vous pouvez ajuster vos attentes en conséquence. 

Communiquez vos encouragements et votre soutien émotionnel 

Maintenant, plus que jamais, il est important de reconnaître le stress ou les préoccupations des équipes et de sympathiser avec leurs difficultés. Pour ouvrir la conversation, vous pouvez simplement commencer par approcher vos collègues en leur demandant quelque chose comme "Comment t’ajustes-tu avec notre nouvelle méthode de télétravail?". Cette question peut susciter des commentaires importants que votre employé n'aurait peut-être pas portés à votre attention. 

Utilisez des outils de collaboration tels que les documents partagés, la messagerie instantanée et les chats vidéo pour investir dans la relation de travail à distance. Il est important de démontrer que vous soutenez leur succès plutôt que de vous engager uniquement à obtenir des mises à jour sur leurs progrès et leurs chiffres. 

La pandémie mondiale du COVID-19 a présenté une situation vraiment sans précédent qui affecte toutes nos familles, nos communautés et nos entreprises. C'est une période difficile alors que nous naviguons collectivement dans cette nouvelle réalité. D'abord et avant tout, nous sommes tous dans le même bateau et Procom est là pour vous aider. 

Nous avons créé une page spéciale COVID-19 dédiée aux employeurs qui sera mise à jour au fur et à mesure avec les dernières informations et publications sur la pandémie.

Vous pouvez accéder à la page ci-dessous. 

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