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Conseils pour réussir un entretien d’embauche par vidéoconférence en tant qu’employeur

07 mai 2020

Myriam Cadet
Auteur
Myriam Cadet
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La réussite d’une entrevue vidéo nécessite d’avoir un bon niveau technologique (matériel, système et réseau), de fortes compétences en communication verbale et non verbale ainsi qu’un discours claire sur la culture de l’entreprise afin de capter lintérêt des candidats. Cela permettra de découvrir plus facilement qui a la personnalité, le style de communication, le niveau de confiance et l'expérience pour pourvoivotre poste. 

La situation actuelle peut nous sembler un peu étrange tandis que les organisations du monde entier établissent de nouvelles normes de travail afin d’adapter les activités courantes de manière à prioriser la santé et la sécurité des familles, des employés, des clients et des communautés. Mais le monde s’adapte de plus en plus à la distanciation sociale et au télétravail; on constate même que dans de nombreux secteurs d’activités l'embauche se poursuit toujours. 

Et pour la plupart des équipes d’acquisition de talents, la logique est de transiger rapidement des entrevues en personne aux entrevues par vidéoconférence afin de combler de manière efficace ses besoin de main-d'œuvre. 

La recherche indique que 60% des gestionnaires et des recruteurs ont utilisé la méthode de vidéoconférence dans leur processus d'acquisition de talents au cours de l'année dernièreMalgré cela, les entrevues par vidéo restent encore un nouveau phénomène auquel plusieurs entreprises et professionnels du recrutement doivent s'adapter. 

Que vous soyez familier avec la réalisation d’entretiens par vidéoconférence ou maintenant à l’aise avec la transition vers celles-civoici quelques conseils qui pourront vous aider jusqu'à ce que les risques en lien avec la COVID-19 disparaissent. 

Définissez un processus sur la façon dont les entrevues en vidéoconférence doivent-être mené et communiquez ce processus à vos collègues et candidats. 

Au fur et à mesure que vos processus évoluent, il est important de vous assurer que toutes les personnes impliquées dans la phase d'embauche soient sur la même page en ce qui concernant la manière dont votre organisation va rechercher, sélectionner, intégrer et gérer efficacement les talents. 

Votre équipe 

Pour vous et votre équipe, une stratégie efficace nécessite de faire un processus et de s’assurer que tout changement dans ce dernier soit communiqué et accessible via un dossier partagéCette procédure permettra, entre autres, de fournir des conseils et de minimiser la confusion sur la façon de mener un entretien d’embauche par vidéoconférence. 

Des organisations comme LinkedIn, par exemple, ont créé un document partagé où les travailleurs à distance du monde entier peuvent poser des questions sur le nouveau processus d'entrevue par vidéoconférence. Les dirigeants fournissent les réponses et partagent des ressources pour bien établir la façon dont l'entreprise va maintenant mener ses entretiens d’embauche. 

Vos candidats 

En période d'incertitude et de haut niveau de stress, communiquer plus qu’à l’habitude avec vos candidats est acceptable, car ils veulent être rassurés. Lorsque vous proposez un entretien vidéo, donnez un aperçu détaillé de la rencontre et partagez avec eux les attentes, la chronologie et les noms des participants qui seront impliqués. 

Organisez et testez votre équipement 

Première des chosesAvez-vous une bonne connexion WIFI ou Internet pour faire une vidéoconférence? 

Certaines sections de votre domicile ou de votre lieu de travail auront un meilleur signal que d'autres alors assurez-vous de tester la zone qui est la plus propice pour réaliser vos entretiens d’embauche. 

Pour minimiser les perturbations et maximiser l'expérience des candidats lors de vos vidéoconférences, il est important de vous assurer que vous n'aurez aucun problème d’audio, de caméra ou autre. Concrètement, cela signifie de tester sur votre appareils les diverses fonctionnalités telles que le microphone, la caméra et la capacité de partage d'écran. 

Si vous n'avez jamais utilisé d'outils de vioconférence, il existe de nombreuses options populaires (et fiables) comme Zoom, Skype, Microsoft Teams ou Google Hangouts qui présentent des fonctionnalités attrayantes pour les entretiens vidéo. 

Microsoft Teams et Zoom, par exemple, permettent à un utilisateur de choisir un arrière-plan virtuel, en transformant tout espace en un cadre plus professionnel. 

Choisissez un espace sans distraction 

Lors d'un entretien d’embauche par vidéoconférence, choisissez un espace calme où vous et votre candidat pourrez communiquer avec le moins d'interruptions et de distractions possible. Si vous n'avez pas de bureau à domicile ou d'arrière-plan virtuel en option, choisissez une pièce bien éclairée qui a un arrière-plan uni sans éléments comme des photos ou des affiches. Il est également important de connaître la quantité de lumière dans la pièce. Trop ou trop peu de lumière intérieure ou extérieure réduit significativement la visibilité pendant l’entretien, et donc, à un impact sur le rapport entre vous et votre candidat. 

Préparez et vendez la culture de l’entreprise de façon convaincante 

L'éloignement social et le travail à distance présentent certains défis lorsqu'il s'agit de défendre la culture de votre entreprise ou celle de vos clients. Comme les candidats n'auront pas la possibilité d'être sur place pour vivre l’expérience d’être dans vos bureaux, de voir l'environnement de travail et de croiser des employés, il est important de prendre plus de temps pour préparer un discours attrayant et motivant qui illustre bien ce que c'est que de travailler pour vous ou votre client avant l'entretien. 

Raconter une histoire est toujours un moyen efficace. Tenez compte des valeurs, de la vision et de la mission de l'organisation ainsi que de la façon dont elles se rattachent à l'expérience, aux valeurs et aux objectifs de vos candidats. 

Habillez-vous (et soyez) aussi professionnel en vidéoconférence que vous le feriez lors d’un entretien en personne 

Lorsqu'il est temps d'interviewer des candidats, il est important de donner l'impression que l'entretien par vidéoconférence est tout aussi sérieux et professionnel qu'un entretien en personne et ce, même si vous le menez depuis votre cuisine avec un arrière-plan virtuel. Cela signifie qu’il faut s'habiller comme vous le feriez dans un environnement de bureau avec votre téléphone éteint et votre matériel prêt (comme leur curriculum vitae, l'offre d'emploi, le pitch culturel, vos questions d'entrevue, la liste des participants, etc.). 

Pour offrir la meilleure expérience possible au candidat, n'oubliez pas de prendre des notes et d'utiliser le même langage verbal et corporel que vous auriez eu en personne.

Ne pénalisez pas un candidat si la vie en quarantaine interrompt l'entretien

Bien que vous souhaitiez que l'entretien vidéo reste professionnel autant que possible, il est important d'avoir de la compréhension si des distractions inévitables se produisent. Si un chien aboie ou que des enfants font du bruit, les candidats ne devraient pas être pénalisés parce qu’ils sont en quarantaine - en particulier si les partenaires, les membres de la famille et les colocataires travaillent tous à domicile. 

Un entretien par vidéoconférence bien exécuté devrait également avoir lieu comme si le candidat était toujours à l'étude pour le rôle ou le contrat. Vous voulez vous assurer de terminer la conversation de la même manière que vous le feriez en personne, par exemple en discutant de la prochaine étape du processus (délai de retour et autres informations). 

La pandémie mondiale de la COVID-19 présente une situation vraiment sans précédent qui affecte toutes nos familles, nos communautés et nos entreprises. C'est une période difficile et en tant que collectivité, nous la traversons ensemble 

Procom est là pour vous aider. Nous avons créé une page COVID-19 dédiée aux employeurs qui sera mise à jour régulièrement avec les dernières informations et publications sur la pandémie. 

Vous pouvez accéder à la page ci-dessous. 

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